Microsoft và IBM chỉ là hai trong số nhiều hãng đang phát triển các phần mềm mới, giúp người dùng quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả hơn, từ đó đạt được hiệu suất làm việc cao hơn.

Làm sao để nhân viên luôn tập trung cao độ cho công việc: ấy là một đòi hỏi quá khó đối với bất cứ một tổ chức nào. Với một nền văn hoá doanh nghiệp có phần đều đều và tự do như ở Microsoft, vấn đề này lại càng trở nên gai góc gấp bội.

Đế chế phần mềm này quy tụ quá nhiều nhóm sản phẩm khác nhau, mỗi nhóm lại có những quan hệ qua lại chằng chịt - vì lẽ đó, bản thân việc nắm được tình hình chung của hãng cũng đã là một "sứ mạng" rồi.

Nói như lời Eric Horvitz, một quan chức cấp cao, thì "tại Microsoft, email bay vù vù trên đầu như chim. Bạn phải tham gia rất nhiều cuộc họp, thảo luận các kiểu... Sau một hồi loay hoay, bạn sẽ ngã ngửa khi nhận ra rằng mình hoàn toàn không có thời gian để làm bất cứ việc gì khác".

Bởi vậy, Horvitz đã dành gần trọn năm qua cho một dự án nghiên cứu mới có tên Achieve, với mục tiêu "giành lại thời gian đã mất" cho người dùng. Phần mềm này sẽ giúp bạn "quản lý thời gian của chính mình một cách hiệu quả", và có thể phân biệt được giữa những kỳ hạn cố định với những kỳ hạn "kịp-thì-tốt".

Nó cũng có thể làm tươi mới lại màn hình mỗi khi người dùng quay trở lại làm việc (sau khi bị email quấy nhiễu), mở ra những ứng dụng và website mà bạn thường xuyên truy cập mỗi khi bắt tay vào một dự án mới.

Nói tóm lại, Achieve ra đời để nhắc nhở mọi người rằng: "Không có gì quý giá hơn thời gian". Điều đáng buồn là quy tắc này dường như lại quá khó nhớ với đa số chúng ta.

Email gây sao lãng tới mức "khủng hoảng"

Từ rất lâu rồi, phần mềm đã được coi là một công cụ kích thích năng suất mạnh mẽ. Việc ứng dụng phần mềm đã giúp con người tiết kiệm được khối lượng thời gian khổng lồ, nhất là trong những lĩnh vực như tài chính, kiến trúc và xuất bản.

Nhưng cái gì cũng có mặt trái của nó. Những công cụ số mà chúng ta dựa dẫm, lệ thuộc để cải thiện năng suất làm việc cũng có thể kéo tụt hiệu suất "về 0", khi chúng bị lạm dụng quá nhiều.

Nhiều nghiên cứu mới đây cho thấy: Email là một trong những thủ phạm chính khiến cho nhân viên công sở rất mất tập trung, chuyên gia Jeff Pierce của IBM cho biết.

Do lo sợ đầu óc của mình bị quá tải, nhiều người đã sử dụng hòm thư email như một "danh sách những việc cần làm". Nhưng thực ra, giải pháp này khiến cho bạn rất khó phân loại công việc, và nó sẽ buộc bạn phải xem lại nội dung từng email một rồi mới đưa ra được quyết định cụ thể (dù trong quá khứ bạn đã đọc và đưa ra quyết định rồi).

Trong khi đó, một phần mềm "những việc cần làm" chuyên biệt sẽ cho phép ta ưu tiên việc nào trước, việc nào sau, cũng như sắp xếp các nhiệm vụ theo từng dự án. Nhưng chúng lại hoạt động tách bạch với email và các ứng dụng khác, khiến cho mỗi lần muốn liên lạc hay đối chiếu lại thông tin, bạn thường phải mở nhiều chương trình cùng lúc.

Cũng như Horvitz, Pierce đã dành trọn mùa hè năm ngoái để phát triển nên dự án Personal Task. Ứng dụng này cho phép người dùng quản lý các file cũng như email, tin nhắn, tài liệu trao đổi... trong vòng 1 ngày trên tất cả những thiết bị mà họ sở hữu (PC, điện thoại di động...).

Dù vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm, song Personal Task đã tỏ ra đầy hứa hẹn. Chỉ với vài lần click chuột, người dùng IBM Lotus Notes đã có thể biến các email thành công cụ nhắc việc. Họ cũng có thể nhanh chóng lọc ra các file liên quan để sau này không phải nhảy qua nhảy lại giữa các chương trình khác nhau nữa.

Điện toán tập trung

Mục tiêu cuối cùng là tạo ra một phong cách "điện toán tập trung", quy tụ tất cả những thông tin mà người dùng cần để hoàn thành một đầu việc về một mối, thay vì buộc họ phải tìm kiếm trong từng chương trình cụ thể.

Mỗi năm, những sự sao lãng kiểu này sẽ khiến cho nước Mỹ thiệt hại tới 650 tỷ USD "năng suất". Nó cũng khiến cho thời lượng làm việc một ngày của người dân Mỹ "thâm hụt" tới 28%.

Ngoài email, các phần mềm chat IM và website cũng là thủ phạm "ăn lẹm" thời gian làm việc nhiều nhất. Khảo sát của RescueTime cho thấy, có tới 44% thời gian làm việc trong ngày bị người dùng "cống" cho chat IM, email và các mạng xã hội ảo như Facebook hay Twitter.

Một vấn đề đau đầu hơn, là người dùng rất khó phá bỏ được "cơn nghiện" email của mình. Một số hãng như Intel và IBM đã thử hạn chế nhân viên sử dụng các công cụ số và khuyến khích họ suy nghĩ bằng đầu nhiều hơn. Gã khổng lồ tìm kiếm Google còn giới thiệu một tính năng trong Gmail có tên "Nghiện email", buộc người dùng cứ 15 phút phải nghỉ check mail một lần.

Dự án Achieve của Microsoft lại có một cách tiếp cận khác. Sáng sớm, bạn ra lệnh cho máy tính rằng mình cần 8 tiếng để hoàn thành một nhiệm vụ được giao phó. Bạn muốn làm xong càng sớm càng tốt, nhưng lại không muốn dành quá 2 tiếng/ngày cho công việc đó.

Tiếp nhận xong ý nguyện của bạn, hệ thống sẽ "khoá 2 tiếng trên lịch làm việc", không cho phép ai "đụng chạm" vào khung giờ vàng đó.

Trong suốt "giờ vàng", phần mềm sẽ đóng mọi ứng dụng liên lạc (email, chat, mạng xã hội ảo) để người dùng tập trung đầu óc ở mức cao nhất. Nhưng nếu như cảm thấy chủ nhân chưa sẵn sàng để bắt đầu, Achieve sẽ tìm kiếm một khung giờ mới để dành cho dự án.

Theo VietnamNet (BusinessWeek)