Anh Lương Văn Cai, cán bộ văn thư xã Tân Thành (huyện Cao Lộc, Lạng Sơn), từ khi làm quen với phần mềm chia sẻ công việc trên mạng của tỉnh, đã bớt được công in tài liệu đến để phát cho cả chục người và khi cần có thể tìm dễ dàng trên máy tính.

Mới được tập huấn và làm việc với chương trình quản lý văn bản hơn một tuần, cán bộ trẻ người dân tộc Nùng cho hay phần mềm rất dễ sử dụng với giao diện tiếng Việt. Anh chưa gặp khó khăn nào bởi có điều cần hỏi, anh đã được đồng nghiệp hướng dẫn trực tiếp qua... chat.

Anh chỉ là một trong nhiều cán bộ vùng núi tiếp cận chương trình tin học hóa hành chính của tỉnh Lạng Sơn với phần mềm eOffice do Trung tâm An ninh mạng Bkis phát triển từ năm 2001 và đưa vào sử dụng từ 2005. Chương trình này cho phép gửi/nhận e-mail, gửi file trực tiếp, chia sẻ thông tin đến từng cá nhân hay nhóm lớn, trưng cầu ý kiến (vote), lên lịch làm việc, đăng ký lịch họp, nhắc việc, tạo danh bạ, chat trực tiếp, hội thảo video và hỗ trợ người sử dụng tạo, duyệt văn bản theo những chu trình tự định nghĩa.

eOffice cho phép tạo các quy trình làm việc riêng như Văn bản theo dõi xử lý, Văn bản đã gửi đi, Xác nhận văn bản gửi đi....hoàn toàn do người dùng tự lập và đặt tên. Mỗi khi văn bản mới được gửi đến, hộp thoại sẽ thông báo dưới góc phải màn hình.

"Chúng tôi biết đến phần mềm khi thấy Sở Kế hoạch - Đầu tư áp dụng và kiên quyết xin triển khai, dù trong địa bàn huyện hồi đó còn những xã chưa có điện. Năm 2007, khi tôi tiếp nhận công việc tại huyện, ở đây có Internet nhưng còn không được kết nối vì lãnh đạo sợ virus và lộ thông tin", ông Hứa Anh Tuấn, Chánh văn phòng Hội đồng nhân dân huyện Cao Lộc, cho biết. "Nhưng việc này cần phải triển khai để tăng hiệu quả công tác, nhất là khi các phần mềm dùng chung không được hỗ trợ vì đề án 112 bị đổ bể".

Tháng 6/2008, huyện Cao Lộc bắt đầu chi 20 triệu chỉ để nâng cấp RAM, ổ cứng, thêm card mạng... cho các máy tỉnh ở phòng ban, mượn máy chủ và đăng ký dùng thử eOffice. Lãnh đạo huyện quyết tâm đến mức buộc các trưởng phòng phải sử dụng chương trình để đọc và xử lý văn bản chuyển đến. "Anh em nói vui nếu trưởng phòng không làm được mà phó phòng làm được thì sẽ cho thay trưởng phòng", ông Tuấn kể. "Nhiều cán bộ có tuổi rất ngại sờ vào máy tính, chưa biết soạn thảo văn bản nhưng bước đầu chúng tôi hỗ trợ họ bằng cách cử một nhân viên ngồi cùng để gõ nội dung chỉ thị, sau họ quen và thấy dễ dàng nên không gặp trở ngại gì nữa. Chính điều này đã làm thay đổi cách tư duy, cách làm xưa cũ của cán bộ".

Hiện UBND huyện Cao Lộc trung bình mỗi ngày gửi đi 20 văn bản, nhận 40 văn bản. Nếu theo cách làm thông thường, mỗi tuần họ tốn 4 kg giấy, sử dụng 4 máy photocopy, công tác sao lưu và gửi đi mỗi văn bản sẽ mất 2-3 ngày; trong khi dùng eOffice, việc này chỉ mất vài phút và tiết kiệm giấy, nhân công. Trước đây, họp ủy ban phải mất 2 ngày, giờ chỉ còn nửa ngày vì cán bộ đã đọc trước văn bản và khi họp chỉ tập trung bàn luận những điểm nổi bật nhất. Hiệu quả này tăng gấp bội đối với cơ quan hành chính cấp tỉnh. Ông Nguyễn Hữu Chiến, Phó Chánh văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn, cho hay trong năm 2008, họ phải gửi 7.000 văn bản, nhận 19.000 văn bản, trung bình mỗi ngày có 60 văn bản đi, 60 - 100 văn bản đến. Trước mỗi tài liệu đến phải in cho 40 người, hiện chỉ cần in 1 bản cho Chánh văn phòng.

Các văn bản nghi thức của các cơ quan hành chính hiện vẫn phải gửi đi dưới dạng "cứng" (bằng giấy để nơi nhận lưu trữ vào kho và scan để lưu vào kho dữ liệu số) và bản "mềm" (các file) trên eOffice. "Đến khi luật về chữ ký điện tử được ban hành và có hiệu lực, các đơn vị sẽ giảm được cả khâu gửi bản cứng, tiết kiệm thêm chi phí và công sức", ông Nguyễn Tử Hoàng, Giám đốc Phần mềm Trung tâm An ninh mạng Bkis, cho biết. "eOffice đã sẵn sàng cho chữ ký điện tử".

Điều thú vị của eOffice là người quản lý có thể vẽ mô hình phân quyền gửi công văn cho từng nhân viên hoặc nhóm nhân viên một cách linh hoạt theo cơ cấu tổ chức của đơn vị. Khi cơ cấu này thay đổi, cơ quan đó có thể đổi cách quản lý các luồng văn bản đi/đến một cách nhanh chóng mà không cần phải chỉnh sửa gì trong lõi phần mềm. Ví dụ, một đơn vị quy định nhân viên chỉ được chuyển các tài liệu cho sếp trực tiếp, khi đổi quy định cho phép nhân viên đó được chuyển cho lãnh đạo cấp cao hơn thì người quản lý chỉ cần vẽ một đường trên sơ đồ của phần mềm ở máy chủ, ngay lập tức máy của nhân viên có thêm một kênh chuyển văn bản mới. Ngoài ra, người sử dụng có thể gửi tin nhắn từ phần mềm này đến điện thoại di động của người khác, chỉ cần máy chủ gắn một modem chuyên dụng, giúp cho các nhân viên hay di chuyển luôn cập nhật thông tin. Các e-mail gửi đi mà người nhận chưa đọc còn có thể "kéo" về để chỉnh sửa nếu có sai sót.

"Khi bắt đầu viết phần mềm này, chúng tôi xuất phát từ nhu cầu của chính Bkis vì phải quản lý cả hệ thống trên 4 cơ sở ở Hà Nội và TP. HCM một cách thông suốt", ông Hoàng bày tỏ. "Hơn nữa, đội ngũ phát triển eOffice nhận thấy các đơn vị lại có nhu cầu quản lý văn bản, giấy tờ, nhân viên theo một cách riêng nên phần mềm cần có sự linh hoạt, tùy biến sử dụng dễ dàng".

Hiện eOffice đang được sử dụng trong khá nhiều doanh nghiệp, cơ quan chính phủ như Văn phòng Quốc hội, Bộ Thông tin Truyền thông, Bộ Nội vụ, Tổng công ty xăng dầu Việt Nam, các sở ở Vĩnh Phúc, Lâm Đồng, Kon Tum, Gia Lai, tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, Quảng Ngãi...

(Theo Vnexpress)