Đối với đa số bạn đọc TTCN, Gmail là dịch vụ thư điện tử tốt nhất thế giới. Nhưng tôi dám chắc rằng bạn không nắm hết các thủ thuật sử dụng Gmail một cách hiệu quả. Loạt bài 4 phần với tiêu đề “45 thủ thuật để trở thành “cao thủ” Gmail” sẽ hướng dẫn bạn từ các thủ thuật cơ bản nhất cho đến các thao tác dành riêng cho những bậc thầy về Gmail.

Bài đầu tiên dành cho các bạn sơ nhập: đai trắng. Nếu bạn chỉ nhận vài e-mail mỗi ngày, và cảm thấy bối rối, thì đây là bài viết dành cho bạn.

1. Dùng ngôi sao (star) để đánh dấu đặc biệt

Hãy dùng các ngôi sao để đánh dấu rằng một số thư là quan trọng, hoặc là đánh dấu thư bạn cần phải trả lời.

Nếu muốn có nhiều tùy chọn hơn, bạn có thể dùng Superstars trong Gmail Labs.

2. Trả lời bằng cách chát

Trước khi trả lời thư, bạn hãy kiểm tra ở phía dưới xem người gửi có đang trực tuyến hay không. Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhấp vào “Reply by chat” để nói chuyện trực tiếp thay vì gửi thư qua lại.

3. Tổ chức e-mail với nhãn

Nhãn (label) kiêm luôn vai trò của thư mục (folder), ngoài ra bạn có thể gán nhiều nhãn khác nhau vào một e-mail. Gán các nhãn có màu sắc rực rỡ cho những e-mail quan trọng sẽ giúp bạn dễ dàng nhận ra chúng.

4. Dọn dẹp hộp thư đến bằng lệnh “Move to”

Bạn có thể dùng nút “Move to” để lấy một e-mail ra khỏi hộp thư đến, đồng thời gán nhãn. Thao tác này giống như chuyển thư vào một thư mục trong các dịch vụ e-mail khác.

Nếu bạn có nhiều nhãn, chỉ cần gõ vài kí tự đầu và chức năng auto-complete sẽ tìm cho bạn tên đầy đủ.

5. Tìm kiếm, thay vì sắp xếp

Thay vì sắp xếp thư theo ngày tháng hoặc theo người gửi, bạn chỉ cần nhập vài từ khóa trong ô tìm kiếm để tìm ra e-mail mong muốn. Chức năng này hoạt động giống như chức năng tìm kiếm của Google, thí dụ để tìm các e-mail có chữ “shopping”, chỉ cần gõ từ này trong ô tìm kiếm và nhấp Search Mail.

Bạn có thể tham khảo thêm 10 thủ thuật tìm kiếm trong Gmail.

6. Dùng Archive để dọn dẹp mà không cần xóa

Gmail cho bạn nhiều GB để lưu trữ, do đó bạn có thể giữ lại tất cả những gì bạn muốn.

Nếu xóa e-mail (chuyển vào thùng rác), thư của bạn sẽ bị xóa sau 30 ngày. Tuy nhiên, khi dùng chức năng Archive (lưu trữ), thư của bạn sẽ biến mất khỏi hộp thư đến, nhưng vẫn tồn tại mãi mãi. Bạn có thể tìm lại những thư này trong All Mail, hoặc dùng chức năng tìm kiếm, hoặc gán nhãn.

Tính năng lưu trữ này cũng giống như chuyển các thư cũ vào một phòng chứa khổng lồ, và không cần quan tâm đến việc dọn dẹp.

7. Chuyển thư và số địa chỉ của e-mail trước đây

Nếu bạn mới chuyển sang dùng Gmail, bạn có thể nhập (import) các thư cũng như sổ địa chỉ từ các dịch vụ trước đó, bao gồm Yahoo!, Hotmail và rất nhiều nhà cung cấp khác.

Hãy vào Gmail Settings, chọn thẻ “Accounts and Import” để bắt đầu. Ngoài ra, bạn còn có tùy chọn chuyển thư từ địa chỉ cũ sang địa chỉ Gmail trong 30 ngày tới, đủ để thử nghiệm Gmail song song với địa chỉ cũ.

8. Thêm hương vị với theme

Bạn có thể cá nhân hóa hộp thư đến với hơn 30 tùy chọn khác nhau. Hãy vào Settings, đến thẻ Themes và chọn một sắc thái (theme): các sắc thái tự nhiên, sắc thái thay đổi theo thời tiết và nhiều lựa chọn khác.

9. Cùng hợp lực chống thư rác

Người dùng Gmail đóng một vai trò quan trọng trong việc chặn thư rác. Khi bạn thông báo (report) một thư rác, hệ thống sẽ nhanh chóng tiếp thu và chặn các thư tương tự. Càng có nhiều thông báo, hệ thống sẽ càng thông minh hơn.

Để thông báo thư rác, bạn chỉ việc nhấp nút Report Spam.

Thủ thuật chống thư rác đã kết thúc phần 1: đai trắng. Các bạn có thể tải về cả 45 thủ thuật (bằng tiếng Anh) được trình bày gọn trong 2 trang A4 rất đẹp tại đây.

Hải Nam (từ Gmail).