Có thể nói Google Docs hiện là gói ứng dụng văn phòng trực tuyến phổ biến nhất. Và nếu bạn là một trong những người thường xuyên dùng Google Docs kết hợp việc tương tác với Microsoft Outlook hàng ngày thì bài viết đây, TTCN xin chỉ bạn cách hợp nhất hai công cụ này để công việc đạt hiệu quả hơn.

Để hợp nhất Google Docs và Outlook, các bạn cần sự trợ giúp của Harmony - một plug-in hữu ích hoàn toàn miễn phí dành cho Outlook. Plug-in này mang đến một sidebar gọn gàng, thông qua sidebar này, người dùng có thể dễ dàng truy nhập tới các tập tài liệu được lưu trữ trên tài khoản Google Docs của mình và nhanh chóng đính kèm chia sẻ các tập tài liệu đó nếu muốn.

Các bạn dùng thao tác kéo thả để chuyển tiếp các tài liệu mà được đính kèm trong e-mail tới Google Docs và ngược lại. Kết thúc, một liên kết trỏ tới tập tài liệu tương ứng sẽ được thiết tạo để người dùng có thể truy nhập trực tuyến tới nó.

Sau đây là một số đặc điểm nổi bật của Harmony:

• Cho phép mở và sửa các tài liệu Google Docs trực tiếp từ Outlook. Tất cả thay đổi của bạn sẽ được lưu lại trực tuyến và được cập nhật cho các đối tác chia sẻ của bạn.
• Dễ dàng tổ chức tài liệu theo các thư mục. Cho phép xếp hạng sao, đổi tên hoặc ẩn tài liệu.
• Đơn giản hóa khả năng chia sẻ tài liệu Google Docs. Ở đây, Harmony đề xuất người dùng từ Outlook kết hợp sổ liên lạc Gmail của bạn. Do vậy, việc chia sẻ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
• Cho phép chuyển đổi tài liệu sang các định dạng tập tin thông dụng để có thể download và sử dụng tốt trên Desktop của bạn. Cụ thể, Harmony có thể trích xuất tài liệu Google sang Microsoft Office, OpenOffice, PDF, RTF, HTML, TXT và các định dạng ảnh.

Tóm lại, Harmony là một công cụ tuyệt vời để quản lý Google Docs từ Outlook. Đáng tiếc rằng, Harmony không hỗ trợ Outlook 2010 và chỉ hỗ trợ Outlook 2007.

Các bạn tải Harmony tại đây.

Mạnh Tùng (Theo LifeRock20)