Làn sóng ứng dụng web 2.0 làm cho Internet ngày càng màu mỡ và các tác vụ online trở nên thuận tiện hơn. Trong bài này, chúng tôi điểm lại những ứng dụng web 2.0 có nhiều ích lợi với công việc của các công ty - gọi chung là "Web Office 2.0".

Cách nhìn mới về Internet

Web 2.0 mang đến những cách nhìn nhận mới đối với không gian mạng. Mỗi trang web không còn là file HTML giới thiệu thông tin đơn thuần, và người dùng cũng không cần phải lưu một danh sách dài địa chỉ web trong bookmark của mình nữa. Thay vào đó là 3 tinh thần mới:

Read/Write web

Richard MacManus đã đặt tên blog của mình là Read/Write Web, thể hiện triết lý rằng người dùng Internet nay không chỉ lướt (surf) web, mà họ còn đóng góp nội dung tương ứng với những gì họ thu nhận được. Ngày nay đa số người dùng Internet đã quen thuộc với blog hoặc wiki, là những ứng dụng mà họ vừa đọc vừa viết một cách chủ động.

Tái sử dụng nội dung

Khi blog hoặc wiki có thêm nội dung mới, chúng bố trí theo cấu trúc dữ liệu mạch lạc, nhằm giúp các nội dung này được sử dụng lại ở nơi khác một cách dễ dàng. Ví dụ thông qua RSS feeds, chức năng có trong hầu hết các trang web hiện đại, người tạo ra nội dung chỉ cần viết một lần, sau đó họ hoặc người khác có thể dùng nhiều lần, ở nhiều nơi trên Internet. Tiết kiệm công sức, cập nhật tức thời dẫn đến tiết kiệm chi phí, tinh thần này giúp các luồng thông tin trên Internet chuyển động với hiệu suất cao nhất.

Mash-up, Widget và Badge 

Tiến thêm một bước, web 2.0 muốn tái sử dụng không chỉ nội dung mà còn là chức năng của các trang web, và các widget ra đời. Bằng việc gói ghém chức năng của một trang web vào những module nhỏ, trang web ấy có thể "hiện diện" ở mọi nơi. Người sử dụng có thể kết hợp các tính năng tốt của những trang web khác nhau vào cùng một chỗ, đỡ tốn kém hơn nhiều so với việc phát triển công nghệ đủ đáp ứng nhu cầu của họ (thậm chí, nhiều khi không thể tìm được một dịch vụ đơn lẻ có đủ những gì mình muốn). Widget giúp Internet uyển chuyển hơn nhiều, và cũng giúp những anh chàng tí hon có thể tận dụng sức mạnh công nghệ từ những người khổng lồ với chi phí rất thấp.

Các dạng công cụ Web Office 2.0

Dưới đây là một số công cụ lý tưởng mang tinh thần Web Office 2.0.

Blog

Công nghệ blog dành cho doanh nghiệp đi xa hơn nhiều so với blog Yahoo! 360 mà người Việt Nam hay dùng. Công ty có thể tạo ra blog dành riêng cho sản phẩm, hoặc blog cho dự án đang thực thi, blog cho từng nhóm nhân viên hoặc blog cho những cá nhân trong công ty truyền bá suy nghĩ của họ đến mọi người. Với ưu điểm dễ cập nhật, blog giúp những nhân viên không thạo IT cũng đưa được nội dung lên mạng nhanh chóng. Có thể thấy giá trị của blog khi nhiều trang tin tức và bình luận công nghệ như CNET, TechCrunch được tổ chức bằng công cụ này, trang TTCN mà các bạn đang xem cũng là một dạng blog. Nền tảng blog được ưa thích nhất hiện nay là Wordpress, dịch vụ cài đặt sẵn của Wordpress hoặc Blogger cũng được sử dụng rộng rãi.

Wiki

Khác với blog là nơi mà thông tin được cập nhật và chú trọng các nội dung mới, wiki được dùng để xây dựng và bổ sung cho những nội dung được sử dụng lâu dài. Wikipedia là minh chứng rõ nhất cho thành công của hình thức wiki, nhiều người có thể cùng sửa chữa một nội dung cho đến khi nó hoàn thiện, và wikipedia trở thành từ điển không thể thiếu cho nhiều người. Ngày nay nhiều công ty tạo ra wiki để làm dữ liệu cơ bản cho nội bộ, rất phù hợp để chia sẻ thông tin trong những nhóm lớn. Nếu không cài đặt wiki cho riêng mình, các công ty có thể dùng dịch vụ khá tốt ở Pbwiki, SocialText, Wetpaint...

Mạng xã hội

Những mạng xã hội giúp người dùng giữ liên lạc với nhau, tìm kiếm hoặc giới thiệu cho nhau những mối quan hệ mới, thường là rất có ích trong công việc của họ. Các mạng xã hội không ngừng biến đổi và dần bổ sung nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu người dùng. Giới sinh viên thì thích tham gia Facebook, còn người đi làm thì thấy LinkedIn phù hợp hơn. Ở Việt Nam có mạng CyVee với tính năng khá giống 2 mạng xã hội trên.

Quản lý dự án

Cách đây 3 năm, phần mềm Microsoft Project là lựa chọn số một cho quản lý dự án. Nay web 2.0 mang đến các giải pháp linh hoạt hơn, tối ưu theo nhu cầu và độ lớn của dự án. Basecamp là ví dụ tốt nhất, nó giúp các trưởng dự án sắp xếp danh sách công việc (to-do list), quản lý tiến độ dự án và nhắc nhở thành viên dự án những deadline đang đến gần. Đơn giản mà mạnh mẽ, Basecamp và các dịch vụ web 2.0 khác đang làm cho việc quản lý dự án trở nên dễ dàng và nhân viên dự án cũng tham gia một cách hào hứng hơn.

Làm việc hợp tác

Đây là lĩnh vực còn khá mới nên nhiều tiềm năng nhất, được các công ty IT lớn cạnh tranh quyết liệt. Những ứng dụng văn phòng đơn giản như Word, Excel được nhân viên văn phòng dùng hàng ngày, và khi công ty có nhân viên ở xa thì họ có nhu cầu soạn thảo văn bản online. Google Docs (đặc biệt khi tích hợp trong Google Apps) đang dẫn đầu trong lĩnh vực này, nhưng vẫn còn nhiều chỗ trống và những chức năng làm việc hợp tác khác như online meeting, chia sẻ file... để các công ty khác nhảy vào. Microsoft đang tiến nhanh với Office Live, Yahoo! mua Zimbra là công ty nổi tiếng về dịch vụ làm việc hợp tác xoay quanh email, Zoho và ThinkFree cũng mở rộng nhanh chóng với nhiều tính năng rất tốt. Cuộc cạnh tranh này còn chưa phân định thắng thua, nhưng người dùng đã có những môi trường làm việc rất hiệu quả.

Lợi ích và vấn đề của công cụ web office 2.0

Lợi ích đầu tiên mà các công cụ Web Office 2.0 mang lại là gia tăng hiệu suất làm việc, điều đặc biệt cần thiết trong thời buổi cạnh tranh khắc nghiệt. Chúng cũng giúp tiết kiệm thời gian làm việc qua email, là nguyên nhân lớn gây quá tải cho các "con ong" của nền kinh tế tri thức. Sử dụng Web Office 2.0 cũng làm giảm các chi phí phát triển hệ thống Intranet, tiết kiệm ngân sách từ bộ phận IT để đầu tư vào các bộ phận khác. Và dù công ty có độ tuổi trung bình cao hay thấp, thì việc sử dụng Web Office 2.0 cũng giúp gia tăng tinh thần đổi mới và sử dụng công nghệ mới trong công ty.

Vấn đề lớn nhất của các ứng dụng web là ảnh hưởng đến tính bảo mật thông tin nội bộ của công ty. Khi mà Intranet của công ty luôn được kết nối với Internet, thì nguy cơ nhân viên làm mất thông tin mật của công ty càng dễ xảy ra hơn. Bên cạnh đó, việc tiếp cận dễ dàng với mạng Internet có nội dung phong phú cũng làm cho nhân viên dễ xao lãng việc của công ty hơn, ảnh hưởng đến chất lượng làm việc.

Còn nhiều dạng ứng dụng khác có thể kể vào nhóm Web Office 2.0, chúng tôi tạm thời chưa liệt kê ở đây, sau này chúng tôi sẽ đề cập dần đến từng nhóm ứng dụng cụ thể. Những thông tin ở trên nhằm cung cấp cho các bạn cái nhìn toàn cảnh và lợi ích khi sử dụng Web Office 2.0 cho công việc. Nếu công ty của bạn chưa quyết tâm sử dụng Web Office 2.0, bạn hãy tích cực dùng chúng và thể hiện kết quả thuyết phục đối với công ty. Nếu bạn điều hành một công ty hoặc một nhóm làm việc lớn, hy vọng bạn có nhân viên IT giỏi để lựa chọn và chỉnh sửa các ứng dụng cho phù hợp với hoạt động của công ty mình.

Mạnh Đông (tham khảo Innovation Creators)