Các nhân viên phòng IT có rất nhiều lý do chính đáng để hạn chế việc bạn sử dụng máy tính ở công ty vào các việc riêng nhằm bảo vệ độ ổ định và tin cậy của hệ thống. Nhưng đừng lo bạn vẫn có thể chia sẻ tập tin với dung lượng tùy thích, tán gẫu trên phần mềm quen thuộc và sử dụng các phần mềm không cho phép.

Chia sẻ tập tin dung lượng lớn

Hầu hết các tổ chức đều gán một mức trần nhằm giới hạn dung lượng tập tin được phép đính kèm trong email. Nhưng bạn chớ lo vì trên Internet hiện nay có một số dịch vụ cho phép gửi tập tin với dung lượng khá lớn như Box.net, SendSpace, SendThisFile và YouSenIt. Hầu hết các dịch vụ đều cho phép bạn gửi tập tin ở một mức dung lượng giới hạn hoàn toàn miễn phí, nếu muốn gửi tập tin lớn hơn bạn cần phải đóng một khoản lệ phí nhỏ.

Ví dụ dịch vụ YouSendIt cho phép bạn gửi tập tin từ 100 MB trở xuống mà không cần phải đăng ký. Thay vào đó bạn chỉ cần điền địa chỉ email của người nhận và nhập mật mã dùng để tải tập tin (nếu cần). Người nhận sẽ có thời gian là 1 tuần để nhấn vào đường dẫn download tập tin được gửi qua mail.

Nếu bạn muốn tán gẫu

Trong công ty, các quản trị mạng thường ngăn chặn tốt đa việc sử dụng các phần mềm nhắn tin nhanh để tán gẫu vì lý do phòng tránh virus lây lan... Nhưng thật không may rằng hiện nay người dùng chỉ cần có trình duyệt web là có thể sử dụng các dịch vụ tán gẫu như AIM Express của AOL, dịch vụ IM của Google hay Meebo mà không cần phải cài đặt chương trình tán gẫu.

Chạy bất kỳ ứng dụng nào tại nơi làm việc

Các chính sách thường chỉ ngăn cấm việc chạy hoặc cài đặt các phần mềm không cho phép trên hệ thống máy tính. Trong trường hợp bạn muốn chạy một phần mềm vô hại nhằm phục vụ cho công việc mà "bác IT" nhà ta lại không cho phép thì có một cách lách luật bạn hãy thử áp dụng.

Nếu máy tính của bạn không bị vô hiệu hóa cổng USB thì đơn giản bạn chỉ việc tải bất kỳ phần mềm mong muốn lên ổ đĩa flash tương thích U3. Các ứng dụng và dữ liệu trên ổ đĩa U3 hoàn toàn độc lập với hệ thống. Khi bạn tháo ổ đĩa flash ra khỏi cổng USB thì các tập tin và ứng dụng sẽ tự động biến mất.

Một cách khác là bạn có thể truy cập vào trang web PortableApps.com để tải về các phần mềm portable (hay còn gọi là phần mềm di động) miễn phí. Với phần mềm portable bạn có thể tải nó vào bất kỳ một ổ đĩa di động nào và sử dụng mà không cần phải cài đặt.

Mở khóa các trang web bị công ty cấm truy cập

Nhận thấy các mối nguy hại tiềm tàng, các tổ chức thường cấm nhân viên của mình truy cập vào các trang web khiêu dâm, cờ bạc, web mail hoặc một số trang web khác.

Để lách được chướng ngại này, bạn chỉ việc vào trang proxy.org để giúp máy tính của bạn kết nối đến một trong các máy chủ proxy được cung cấp tại proxy.org rồi từ đó mới truy cập đến trang web đang bị cấm. Bạn nên xem xét cẩn thận các máy chủ Proxy để tránh việc các máy chủ này sẽ mở đường cho các phần mềm độc hại xâm nhập vào hệ thống của công ty. Tốc độ lướt web thông qua proxy đương nhiên là chậm hơn so với thông thường bởi dữ liệu được gửi qua proxy trước khi trả về cho máy bạn.

Một cách khác là sử dụng trang phiên dịch của Google, công cụ này của Google hoạt động tương tự như một proxy. Trang web bị cấm sẽ được phiên dịch ra ngôn ngữ bạn chọn tại Google Translate trước khi hiện kết quả ra cho bạn. Tại thanh địa chỉ của trình duyệt bạn gõ như sau :

http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com

Thay www.site.com bằng địa chỉ trang web bị cấm.

Lưu trữ tập tin trực tuyến

Sếp hy vọng bạn sẽ hoàn thành công việc ngay cả khi bạn không có mặt tại công ty nhưng chính sách bảo mật của công ty không cho phép bạn kết nối từ xa vào máy chủ để lấy tài liệu làm việc. Một vài cách đơn giản giúp bạn làm việc mọi lúc mọi nơi là lưu dữ liệu trên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Xdrive, Box.net... Hoặc bạn có thể gửi các tập tin cần dùng vào các tài khoản email của mình.

Lấy mail công ty ngay cả khi bạn ở nhà

Bởi việc công ty không muốn sự tấn công vào máy chủ thư điện tử nên họ ngăn không cho nhân viên truy cập vào tài khoản khi ở ngoài công ty. Một cách để giúp bạn có thể có những bức email quan trọng phục vụ cho công việc là cấu hình chức năng "Forward" cho phép mail được lưu trên server và chuyển một bản sao đến một địa chỉ email do bạn thiết đặt.

Cách tiến hành

Trong Outlook, chọn Tools --> Rules and Alerts --> chọn tab E-Mail Rules --> nhấn nút New Rule --> chọn Start from a blank rule --> Nhấn Next 2 lần --> đánh dấu chọn Sent only to me --> Trong cửa sổ Select actions, chọn Forward to people or distribution list --> Nhấn vào liên kết "People or distribution list" --> Trong phần "Specify whom to forward messages to" gõ địa chỉ email bạn mà muốn thư được chuyển đến

Bảo đảm tính riêng tư cho thư điện tử

Tài khoản thư điện tử của bạn thuộc hệ thống dịch vụ email của công ty tức là công ty có quyền kiểm duyệt các mail do bạn gửi ra và nhận vào. Để bảo đảm tính riêng tư, bạn cần phải mã hóa nội dung mail bằng cách sử dụng một chứng thực điện tử (Digital ID certificate). Có rất nhiều công ty cung cấp chứng thực điện tử nhưng nổi tiếng nhất là Verisign với giá khoảng 20 USD một năm.

Phạm Vĩnh Duy (theo PC World)