Gặp gỡ khách hàng, viếng thăm các nhà cung cấp, trình bày tại các hội chợ triễn lãm..., có rất nhiều việc bạn cần phải làm bên ngoài công ty. Thật may mắn là nhờ các dịch vụ dựa trên nền tảng Web, bạn có thể sử dụng chiếc điện thoại di động của mình thật linh hoạt trong công việc. Dưới đây là 8 công cụ tiện ích sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả công việc.

Phần nhiều trong số 8 công cụ tiện ích là miễn phí song bất cứ phần mềm hay dịch vụ nào cũng có một vài điểm hạn chế và có thể không đủ sức thu hút tất cả mọi người.

1. Truy cập thông tin công ty bằng tin nhắn

Dịch vụ nhắn tin SMS giờ đây không chỉ dành cho giới trẻ, trang web MyGads.com của Teragram là một ví dụ về tiện ích mà SMS đem lại cho các doanh nhân. MuGads.com cho phép bạn tự tạo một kho lưu trữ dữ liệu trên web ví như số điện thoại của nhân viên và đối tác, chia sẻ lịch trình các sự kiện và thông tin dạng wiki về những sản phẩm và dịch vụ của công ty. Bạn có thể thiết lập nhiều "Gad", mỗi cái sẽ là một tập hợp các thông tin dạng HTML hoặc văn bản.

Sử dụng các câu truy vấn bằng ngôn ngữ đời thường, bạn có thể lấy ra thông tin từ những "Gad" của mình thông qua thao tác gửi tin nhắn SMS hoặc trình duyệt web hoặc các ứng dụng tán gẫu. Bạn có thể tạo và cập nhật các Gad sử dụng phương thức tương tự.

Với mục đích làm việc cộng tác, dịch vụ này cho pháp bạn chia sẽ Gad với một nhóm người dùng cụ thể. Việc truy xuất có thể được bảo vệ nhờ mật khẩu với các quyền khác nhau được gán cho từng người dùng. Hiện dịch vụ này đang cho đăng ký sử dụng miễn phí.

2. Nhận thông báo khi có thư điện tử từ khách hàng quan trọng

Mỗi ngày không biết bao nhiêu bức email nhét đầy hộp thư điện tử của bạn. Không thú vị sao khi bạn nhận được thông báo về việc thông điệp vừa được gửi đến từ một trong những khách hàng quan trọng?

Đó là ý tưởng đằng sau dịch vụ miễn phí TeleFlip. Dịch vụ này sẽ tự động chuyển thư điện tử từ những người gửi do bạn chỉ ra như một tin nhắn SMS đến điện thoại di động.

Nhưng do bởi chiều dài tin SMS có giới hạn nên thông điệp sẽ được cắt ra không quá 120 ký tự. Điều này sẽ gây nên tình trạng nhận quá nhiều tin nhắn và đôi khi nội dung không được gửi đến cho bạn đúng thứ tự. Rõ ràng lý do trên sẽ khiến bạn không thể xem các tập tin đính kèm. Tuy nhiên một thông điệp kịp thời từ các đối tác kinh doanh quan trọng, TeleFlip có thể sẽ trở thành đấng cứu rỗi.

3. Lấy tập tin từ máy tính thông qua "dế" yêu

Thật phiền hà khi đi du lịch cùng người thân mà phải mang kè kè chiếc laptop nặng chịch. Chắc hẳn khi quyết định để chiếc laptop ở nhà, bạn thật sự mong muốn vẫn có thể mang theo các tập tin hoặc tài liệu ưa thích. Đây chính là cơ hội để dịch vụ truy cập từ xa WebEx PCNow xuất hiện.

Với hiện thân mới nhất, WebEx PCNow phiên bản 4.0 (mức giá 10,35 USD/tháng) cho phép bạn xem và truy cập các tập tin trên máy tính sử dụng hệ điều hành Windows hoặc Mac thông qua trình duyệt web trên tất cả các loại thiết bị từ Treos, BlackBerry đến iPhone.

Sử dụng một chiếc điện thoại thông minh, bạn có thể chia sẽ tài liệu với đồng nghiệp, xem lịch Outlook, thư điện tử, và tìm kiếm trên ổ cứng máy tính. Hơn thế nữa, bạn còn có thể thực hiện cuộc gọi Skype từ điện thoại di động cho dù nó không hỗ trợ dịch vụ VoIP.

Kiểm tra thực tế cho thấy, việc truy cập vào ổ cứng máy tính từ những chiếc smartphone thiếu sức mạnh từ vi xử lý cao cấp có thể rất chậm chạp.

4. Theo dõi chi tiêu trên đường đi

Dịch vụ Quicken Online với mức phí 3 USD/tháng của hãng Intuit có thể cho phép bạn nhập các phí tổn chi tiêu và theo dõi ngân sách từ bất kỳ máy tính hoặc trình duyệt web di động nào. Dẫu cho, dịch vụ được tối ưu hóa dành cho trình duyệt Safari của iPhone nhưng mọi việc cũng không đến nỗi tệ với các trình duyệt khác.

Với Quicken Online, bạn có thể tập hợp và phân loại tất cả các giao dịch, tạo biểu đồ thống kê thu nhập và chi tiêu, cũng như thêm/xóa/sửa các hạng mục. Ngoài ra, dịch vụ này còn có khả năng xuất dữ liệu vào phần mềm thuế TurboTax của Intuit.

5. Kiểm soát thời gian

Các chuyên gia luôn cần đến một phương cách đơn giản để kiểm soát thời gian của họ, đặc biệt là khi họ ghé thăm các khách hàng. Dịch vụ miễn phí có tên gọi myHours cung cập các công cụ theo dõi thời gian cho cá nhân và tổ chức, cho phép truy cập trên bất kỳ máy tính nào thông qua trình duyệt. Bạn có thể định ra các khách hàng, dự án, và công việc, thiết lập một tỷ lệ thời gian, sinh ra các báo cáo và xuất chúng vào bảng Excel.

myHours Mobile, là một sự bổ sung cho dịch vụ này, hiện đang ở giai đoạn beta. Bạn có thể đăng nhập vào dịch vụ từ các trình duyệt trên điện thoại di động cũng như dừng hoặc khởi động thời gian của một dự án hoặc công việc.

6. Cập nhật lịch trình du lịch

Dịch vụ WorldMate Live của MobiMate cho phép người dùng BlackBerry quản lý được những thông tin liên quan đến hành trình du lịch của mình như lịch bay bị hoãn hoặc huỷ bỏ. Trước khi lên đường, bạn phải nhập chi tiết về chuyến hành trình của mình cho trang web của WorldMate Live. Một chương trình add-on dành cho Outlook có thể được tải về để cho phép người dùng gửi những thông điệp có liên quan đến cuộc hành trình. Sau khi thiết lập lịch trình bạn sẽ nhận được những thông báo và cập nhật thông tin về chuyến đi.

WorldMate Live còn cung cấp khá nhiều các công cụ dành cho du lịch như dự báo thời tiết, bộ chuyển đổi tiền tệ, và đồng hồ thế giới. Phiên bản miễn phí hiện có trên hầu hết các samrtphone (trừ Palm) nhưng nó không bao gồm các tính năng như cảnh báo du lịch và hình ảnh thời tiết từ vệ tinh như trong phiển bản trả phí.

Một lựa chọn khác là dịch vụ Traveler Update của Orbitz cung cấp cho bạn thông tin về tình trạng chuyến bay, giao thông vùng sở tại, thông tin về các sân bay ở Mỹ. Dịch vụ miễn phí kết hợp những nội dung do người dùng cung cấp với cục hàng không liên bang Mỹ (FAA).

7. Sử dụng chức năng Visual Voicemail của iPhone

Chức năng Visual Voicemail sẽ cho người sử dụng iPhone thấy một danh sách các tin nhắn thoại. Nhờ đó, họ có thể lựa chọn nghe tin nhắn nào trước mà không phải chờ đợi theo thứ tự. Dịch vụ GotVoice cũng sẽ làm điều tương tự trên các thiết bị khác.

GotVoice hiện ra mắt với 3 phiên bản, bản miễn phí có quảng cáo cho phép chuyển các tin nhắn thoại sang tập tin MP3 chỉ có thể truy cập từ trang web của GotVoice. Phiên bản Premium (10 USD/tháng) chuyển thư thoại như một tập tin MP3 đính kèm đến thư điện tử và có khả năng chuyển thư thoại thành văn bản. Phiên bản Professional được thiết kế đáp ứng những nhu cầu của doanh nghiệp nhỏ.

Phiên bản Premium và Professional tự động kiểm tra hộp thư thoại mỗi 30 phút và gửi một thư điện tử đính kèm một tập tin MP3 và bản phiên âm sau khoảng 12 tiếng.

8. Phát hiện các điểm truy cập Wi-Fi

Chờ đợi máy tính xách tay khởi động, sau đó tiến hành xác định có hay không mạng Wi-Fi. Liệu có bao giờ bạn tự hỏi có giải pháp nào tốt hơn không. Sử dụng điện thoại di động để tìm kiếm các điểm truy cập gần nhất quả là một ý tưởng không đến nỗi tồi.

Sử dụng dịch vụ miễn phí JiWire Hotspot Finder for Cell Phones bằng cách gõ wap.4info.net vào trình duyệt. Trong khung tìm kiếm, gõ tiếp hotspots và chỉ ra vị trí của bạn bằng mã vùng.

Kết quả hiện ra sẽ bao gồm cả tên vị trí của các điểm truy cập (ví dụ như Starbucks), địa chỉ tên đường của nó và có hay không việc truy cập Wi-Fi này là miễn phí. Sau đó bạn nhấn "Directions To link" để truy cập vào mạng. Bạn cũng có thể nhận được thông tin về các mạng Wi-Fi trong vùng bằng tin nhắn SMS.

Vĩnh Duy (Theo PC World)