Nếu nghĩ rằng bạn luôn luôn phải trả tiền cho những gì mình sử dụng, thì có lẽ phiên bản OpenOffice 3.0 beta mới phát hành có thể chứng minh điều ngược lại. Nó hoàn toàn miễn phí và cung cấp một bộ công cụ văn phòng hoàn hảo, bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, trình chiếu, cơ sở dữ liệu, công cụ vẽ và phần mềm soạn thảo công thức toán. Liệu nó có thể thay thế được gói phần mềm Office quen thuộc lâu nay của Microsoft ?

Mặc dù không có được giao diện mượt mà với người dùng như Microsoft Office 2007 cho PC và Microsoft Office 2008 cho Mac nhưng OpenOffice vẫn giúp bạn giải quyết những công việc bạn cần. Nếu không làm việc trong môi trường được chuẩn hoá bởi Microsoft Office, bạn có thể sẽ cần suy nghĩ kĩ khi lựa chọn ứng dụng văn phòng của mình.

Hãy nhớ rằng, phiên bản OpenOffice 3.0 chỉ mới có gói beta và sẽ chỉ được sử dụng duy nhất cho mục đích kiểm định. Tác giả thử nghiệm phiên bản này trên Windows với bộ xử lý hai nhân tốc độ 1,83 GHz, RAM 1 GB thì có thể thấy một vài lỗi nhỏ. Phiên bản cuối cùng vẫn chưa được lên kế hoạch, từ nay cho đến đầu tháng 9.

Gói phần mềm tải về bao gồm 6 ứng dụng: Writer (xử lý văn bản), Calc (bảng tính), Impress (ứng dụng trình diễn), Base (cơ sở dữ liệu), Math (bộ soạn thảo công thức toán), và Draw (chương trình vẽ đồ hoạ). Mặc dù dung lượng lên đến 147,9 MB, nhưng vẫn chưa thấm vào đâu so với Microsoft Office.

1. Điểm mới

Nếu bạn đã sử dụng OpenOffice 2.0, phiên bản beta 3 này sẽ có nhiều điểm rất đáng ghi nhận khi so sánh. Toàn bộ giao diện của mỗi ứng dụng đã có những thay đổi nho nhỏ. Nếu quen với OpenOffice, bạn sẽ thấy giao diện mới này, hoặc có tính ứng dụng với các chức năng dễ thấy và trực quan hơn, hoặc là quá cổ lỗ và nặng nề, đó là tuỳ vào gu thẩm mỹ của riêng cá nhân. Các biểu tượng trên thanh công cụ, chẳng hạn, có vẻ trông giống biếm hoạ hơn. Về điểm này thì thanh Ribbon trong Microsoft Office 2007 không có được.

Một điểm mới thú vị là sự có mặt của Start Centre, cho phép bạn dễ dàng tạo các tài liệu mới, hoặc mở những tài liệu đã có sắn chỉ với một cú click vào biểu tượng phù hợp. Start Centre chỉ xuất hiện khi bạn không mở một ứng dụng OpenOffice nào đó. Mỗi khi bạn mở một ứng dụng, bạn có thể tạo hay mở tài liệu bằng cách click chuột phải vào biểu tượng OpenOffice trên khay hệ thống và lựa chọn loại tài liệu phù hợp.

Điểm quan trọng đặc biệt đó là phiên bản này đã có những thay đổi đáng kể để thích ứng với các định dạng tập tin. OpenOffice 3.0 hỗ trợ định dạng văn bản chuẩn ODF phiên bản 1.2 sắp ra mắt, đồng thời có thể mở các tài liệu đã soạn thảo trên Microsoft Office 2007 và Office 2008 (trên Mac). Điều này làm cho OpenOffice thực sự phổ dụng. Nó còn có thể xuất ra định dạng PDF quen thuộc. Người sử dụng máy Mac sẽ rất hài lòng nếu biết rằng họ có thể chạy ứng dụng mã nguồn mở này trên thế hệ OS X mà không cần tới X11.

OpenOffice hoàn toàn có thể đáp ứng tốt các nhu cầu thông thường của người dùng

Còn có một điểm mới trong kích cỡ của bảng điều khiển trên thanh trạng thái, sẽ tương đối giống với Microsoft Office 2007. Đồng thời, sẽ có những điểm mạnh chính trên mỗi ứng dụng của OpenOffice. Chẳng hạn, cả chương trình Draw và ứng dụng trình chiếu Impress đều cải thiện khả năng cắt xén trong khi ứng dụng xử lý văn bản Writer hiện có thể hiển thị nhiều trang.

Writer

Phần lớn mọi người sử dụng Writer nhiều hơn cả trong số các ứng dụng của OpenOffice. Thiết kế đã được đơn giản hoá và trực quan. Hai thanh công cụ trên chóp, một là thanh định dạng, một là thanh chuẩn với nhiều tính năng mà người dùng mong đợi như đóng, mở tập tin, kiểm tra chính tả, thực hiện lại hoặc xoá lệnh vừa thực hiện... Có rất nhiều các thanh công cụ khác bạn có thể thêm vào từ menu View, chẳng hạn như công cụ vẽ và tạo dấu chấm đầu hàng.

Bạn sẽ tìm thấy tất cả các công cụ bạn cần cho việc thực hiện tất cả các chức năng của phần mềm xử lý văn bản này, đơn giản như công cụ định dạng hay tạo bảng, hoặc phức tạp hơn như công cụ so sánh các văn bản và thực hiện chức năng trộn thư. Thực sự thì, hơn 90% những gì người sử dụng thực hiện trên phần mềm mã nguồn mở, không khác biệt là bao so với ứng dụng của Microsoft. 10% khác biệt còn lại giúp người sử dụng quyết định, xem có nên trả phí để sử dụng phần mềm thương mại, hay là chọn giải pháp miễn phí. Chẳng hạn, Writer không có chức năng dán thông minh như ở Word mà với chức năng này, bạn có thể quyết định dán chữ vào tài liệu, hoặc dán cả định dạng chữ kèm theo. Chức năng AutoText cũng không có ở Writer, vốn rất mạnh mẽ ở Word, cho phép bạn tạo ra tài liệu, định dạng và đồ hoạ có sẵn nhằm mục đích sử dụng lại. Writer cũng không có nhiều mẫu tài liệu sắn có như trong Word.

Calc

Giống như Writer với khả năng đảm nhiệm 90% những gì ứng dụng Excel của Microsoft có. Hơn thế, một điểm mới của Calc khá thú vị là khả năng kết tập, liên thông với các ứng dụng khác thông qua chức năng chia sẻ workbook.

Trong một cuộc thử nghiệm người ta đã cho thấy, Calc có thể trích nhập các bảng tính từ Excel mà không có vấn đề gì, cũng như tạo bảng tính mới với định dạng của Excel. Bạn có thể lưu tập tin với hàng loạt các định dạng thú vị, như ODF, định dạng của OpenOffice, các định dạng của Excel hay tập tin HTML, tập tin csv, tập tin dbase... Cũng như Writer, nó có thể xuất ra định dạng PDF.

Calc bao gồm tất cả các tính năng bạn mong đợi, như tạo biểu đồ, mặc dù ở đây nó có vẻ không so bì được với Excel 2007. Bạn sẽ không tìm thấy nhiều kiểu và mẫu biểu đồ cũng như khả năng cá nhân hoá các loại biểu đồ này giống như ở phần mềm của Microsoft.

Có một vấn đề là bạn không thể chỉnh sửa biểu đồ trong Excel 2007 một khi trích nhập từ Calc, chúng sẽ biến thành ảnh đồ hoạ.

Impress

Ứng dụng trình diễn này đặc biệt hữu dụng cho những ai tạo nội dung trình chiếu ngắn, bởi lẽ, theo mặc định, nó sẽ khởi tạo với giao diện dựa trên trình thuật sĩ giúp người dùng lựa chọn. Trình thuật sĩ này sẽ giúp người dùng tạo các trình chiếu cơ bản: lựa chọn mẫu, nền, các hiệu ứng chuyển trang, kiểu của các slide... Chỉ cần nhập nội dung, tạo các slide mới hoặc xoá các slide có sẵn, sửa chúng như bạn muốn và hoàn thành. Tất cả thật quá dễ dàng. Nếu bạn không ưa sử dụng các trình thuật sĩ hướng dẫn, đơn giản là tắt chúng đi.

Chỉnh sửa bản trình chiếu và các slide riêng cũng rất dễ dàng. Một dãy các nút "lệnh" xuất hiện phía phải của slide trên màn hình, bao gồm kiểu dáng của slide, mẫu bảng, các hiệu ứng động. Chỉ cần nhập vào yêu cầu là có thể hoàn thành.

Giống như các thành phần khác của bộ OpenOffice, Impress thiếu các mẫu template và nền. Một khi không vừa lòng với các mẫu và hình nền được cung cấp sẵn, bạn có thể gặp phải một vài trở ngại nếu như không phải là người thành thạo.

Các thành phần khác

Các thành phần còn lại trong bộ công cụ bao gồm Base, Math và Draw. Bạn sẽ có thể không nhầm khi coi Draw là một công cụ chỉnh sửa ảnh hoặc công cụ minh hoạ với đầy đủ tính năng nhưng chúng không phải là những gì các nhà thiết kế muốn xây dựng. Đây là một công cụ với nhiều tính năng hơn so với Paint vốn đi kèm với Windows. Và có lẽ vậy, Draw không thực sự mang đến những gì bạn cần. Nếu không muốn mất thời gian hoặc tiền bạc vào một chương trình phức tạp, hãy coi Draw như một sự thử nghiệm.

Base đã được thiết kết cho những ai không tạo những cơ sở dữ liệu thông thường, như phần lớn chúng ta. Giống như Impress, nó sẽ bắt đầu với một giao diện trình thuật sĩ kèm theo các lựa chọn, vì vậy, bạn không cần biết nhiều về cơ sở dữ liệu, và bạn chỉ cần vài phút để tạo xong một cơ sở dữ liệu cho mình.

Mã nguồn mở, đồng nghĩa với tự do, miễn phí. Một lợi thế khá lớn của OpenOffice

2. OpenOffice và Microsoft Office

Phần lớn những gì cần sử dụng ở một ứng dụng văn phòng, có thể tìm thấy ở OpenOffice 3.0 với nhiều tính năng hơn những gì bạn cần. Bất kể là tạo mới tài liệu, bảng tính, trình chiếu... bộ công cụ miễn phí này sẽ đề xuất các tính năng từ cơ bản tới nâng cao. Có những công cụ thật tuyệt vời như định dạng, trộn thư, macros, công cụ biểu đồ khối và khả năng tạo trình chiếu dễ dàng...

Nếu bạn đang tính tới việc chuyển từ Microsoft Office sang OpenOffice, không cần phải lo lắng học thêm những thủ thuật mới. Nhiều phím tắt là tương tự cũng như các menu và việc lựa chọn thanh công cụ. Bạn sẽ có thể nhập các tài liệu của bộ Office cũ cũng như tạo tập tin mới theo các định dạng quen dùng xưa nay.

OpenOffice còn đi kèm với một tính năng thú vị là các trình thuật sĩ hướng dẫn giúp bạn hoàn thành hàng loạt những nhiệm vụ khác nhau. Muốn tạo một công thức trên Excel, tạo trình chiếu mới trên Impress, chỉ cần tìm các bài hướng dẫn là xong.

Tuy nhiên, OpenOffice 3.0 còn thiếu khá nhiều tính năng so với Microsoft Office. Bắt đầu với giao diện. Nó còn nhạt nhẽo và nặng nề. Bạn có thể cảm thấy mình đang ở những những năm 90 của thế kỉ trước khi sử dụng nó! Vấn đề này phức tạp hơn so với cài nhìn về gu thẩm mỹ một cách đơn giản. Ứng dụng thanh Ribbon của Office 2007 không chỉ giúp người dùng sử dụng thuật tiện các thanh công cụ và đặc điểm của nó mà còn tạo ra sự tiện giản và phong cách hơn so với OpenOffice 3.0. (Dĩ nhiên, nếu là người không thích giao diện này của Microsoft, bạn có thể tự hào về phong cách "truyền thống" của OpenOffice).

Còn nhiều thiếu sót khác ở OpenOffice như những tính năng cao cấp và thú vị của Office như Quick Parts (Auto Text). Hơn thế, bạn sẽ không có nhiều mẫu template, nền và kiểu dáng khi tạo các tập tin trình chiếu. OpenOffice 3.0 chỉ có duy nhất chúng ở mức khiêm tốn (dĩ nhiên, đây là phiên bản beta, vì thế có thể sẽ có những thay đổi).

Chẳng có gì ngạc nhiên, khi OpenOffice là miễn phí và không có một công ty trị giá nhiều tỉ đô-la chống lưng. Hãy lưu tâm điều này khi quyết định lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp.

3. Sự lựa chọn cuối cùng

Chuẩn hoá trong các doanh nghiệp lớn khiến MS Office thu lợi...

Ai là người nên sử dụng OpenOffice ? Bất cứ ai cần bộ công cụ văn phòng mà không yêu cầu quá nhiều các tính năng tinh vi của Microsoft Office. Đó quả là một công cụ lý tưởng cho người sử dụng gia đình, sinh viên hoặc việc kinh doanh nhỏ không muốn trả quá nhiều phí để sử dụng Microsoft Office. Nếu bạn dự định mua một chiếc máy tính xách tay tí hon giá rẻ như Asus Eee PC, bộ công cụ thật sự là lý tưởng - nó hoàn toàn miễn phí, không yêu cầu quá nhiều dung lượng RAM, chạy trên nhiều hệ điều hành (gồm cả Windows, Mac OS, và Linux) không tốn quá nhiều dung lượng đĩa cứng quý giá. Thậm chí trên một chiếc PC thông thường, đây cũng là một sự thay thế tuyệt vời cho Microsoft Office.

Dù vậy, các doanh nghiệp lớn có thể sử dụng Microsoft Office vốn từ lâu được xem là chuẩn. Và thậm chí, nếu như họ chẳng có chuẩn nào, thì họ vẫn cần các công cụ và môi trường hỗ trợ, điều không tìm thấy ở OpenOffice. Nó thuộc về Microsoft Office.

Tóm lại, OpenOffice 3.0 cho thấy bạn không cần phải trả quá nhiều chi phí cho một gói ứng dụng văn phòng - thực tế là, bạn không phải trả lấy một xu nào.

Văn Vượng (theo InfoWorld).