Trở lại những năm đầu 1990, email chỉ được ưu tiên cấp cho những người nào chứng minh được họ thực sự cần dùng. Ngày nay, việc sử dụng email lại đang trở thành một mối phiền toái, có thể gây thiệt hại cả bạc triệu đối với các công ty, doanh nghiệp.

Chúng ta có thể cho rằng chẳng có gì đáng tốn kém nhưng thực ra, cái hại mà người dùng vô tình không nhận ra đó là họ đang quay cuồng với các thao tác kiểm tra email nhiều hơn là tưởng tượng, cũng như những gián đoạn, ngưng trệ trong công việc thật sự gây thiệt hại hơn nhiều so với những phép tính trước đây.

Thiệt hại...

Năm ngoái, trong một công trình nghiên cứu của tiến sĩ Thomas Jackson thuộc trường đại học Loughborough, Anh đã chỉ ra người ta phải mất trung bình 64 giây để tái tạo lại dòng suy nghĩ sau khi bị gián đoạn bởi việc sử dụng email. Vì thế, những ai cứ 5 phút sử dụng email một lần sẽ tiêu tốn 8 giờ 30 phút mỗi tuần để hồi tưởng lại những gì họ vừa làm giây lát trước đó.

Đã có một giả định cho rằng, email không hề gây nên những sự gián đoạn cho con người, bởi lẽ người nhận email thường tự quyết định xem sẽ lựa chọn thư nào để đọc và trả lời. Nhưng tiến sĩ Jackson đã phản pháo với luận điểm: người dùng có xu hướng trả lời ngay lúc họ nhận được vì thế, công việc này sẽ lấy mất trung bình 1 phút 44 giây cho mỗi thư mới với tỉ lệ 70 % số thư được trả lời trong vòng 6 giây. Tốc độ này nhanh hơn so với thao tác hồi đáp sử dụng điện thoại gấp 3 lần.

Cộng thêm với lượng thời gian trên là số phút người dùng tiêu xài để duyệt hộp thư của họ. Trong một bản nghiên cứu khác được ClearContext, một nhà cung cấp công cụ quản lí thư điện tử thực hiện vào tháng 7 năm 2006 khi điều tra trắc nghiệm 250 người sử dụng cho thấy, 56 % trong số họ tốn mất 2 giờ mỗi ngày. Hầu hết đều cảm thấy như thế là quá nhiều. Trong khi đó, kết quả thực hiện vào tháng giêng năm nay lại có một thông số khác: 38% trong số những người thường trả lời thư điện tử khi nhận được phải đón nhận hơn 100 email mỗi ngày, và họ không còn thời gian đâu để làm những công việc khác.

Karen Renaud, giảng viên trường đại học Glasgow, Scotldand và các đồng nghiệp của cô ở trường đại học West of Scotland đã khám phá ra một tỉ lệ thú vị về những người sử dụng email: số đầu tiên cảm thấy thoải mái, số thứ hái hai cảm thấy phải gắng gỏi, số còn lại cảm thấy phiền toái với stress. Nhóm cảm thấy thư thả không để cho email gây áp lực lên cuộc sống của họ. Renaud cho biết: "Họ biết cách xử lí hợp lý với chúng bằng cách tốt nhất mà một người cần phải thực hiện." Nhóm thứ hai cảm thấy phải gắng gượng để xử lí các email, nhưng họ cũng khẳng định có thể làm tốt việc này. Trong khi đó, nhóm thứ ba lại cảm thấy thư điện tử đang gây khó khăn cho họ: "Chúng mang đến stress và stress lại tạo nên vô khối những vấn đề về sức khoẻ" tiến sĩ Renaud tiết lộ.

Nghiện email

Đội ngũ làm việc cùng tiến sĩ Renaud đã khám phá ra một thông số khác đó là trong khi 64 % số những người trả lời thư điện tử cho biết họ kiểm tra hòm thư của mình hai lần một giờ và 35% số họ khẳng định, cứ 15 phút họ kiểm tra một lần thì có những những người còn làm việc này thường xuyên hơn- cứ 5 phút một lại ngó qua hòm thư. Đối với một số người, kiểm tra email không chỉ là một hoạt động được cân nhắc và biết rõ khi thực hiện, nhưng còn là một nhiệm vụ bắt buộc, họ nhận thức được một cách rõ ràng.

Tom Stafford, giảng viên trường đại học Sheffield, Anh và đồng tác giả trong cuốn "Mind Hacks" tin rằng, những người sử dụng email cũng bị cuốn theo thành một thói nghiện ngập hiện đại giống như cách thức mà người ta bị lây nhiễm trong các trò chơi cờ bạc. Đó đều là những thói quen ghê gớm nhất.

"Cơ chế gây nên thói nghiện ngập đó bắt nguồn không chỉ ở chiến thắng trong mỗi lần bạn chơi, thi thoảng nhận được mà còn ở những "giải thưởng" không thể dự đoán trước. Với việc kiểm tra email, thường thì tôi không thấy gì thú vị đã đành, nhưng với những thư điện tử có gì đó thú vị, chẳng hạn một lời mời đi chơi hay một vài chuyện tầm phào thú vị, coi như tôi...ẵm giải thưởng" Chỉ cần thế là đú khiến chúng ta khó mà từ chối việc kiểm tra email, thậm chí ngay cả khi chúng ta chỉ vừa mới ngó qua.

Giải pháp ?

Giải pháp rõ ràng là cần thực hiện gửi email ngay cùng một lúc, nhưng điều này thật chẳng dễ dàng gì. Một công ty chậm trễ khi chuyển thư chỉ có 5 phút, nhưng đã phải nhận vô khối lời than phiền yêu cầu phải chuyển lại thư ngay lập tức.

Một giải pháp khác đó là hệ thống thông báo của Growl (Growl.info). Giải pháp Growl đưa ra có cơ chế hoạt động thầm lặng, trong lúc mọi người đang sử dụng các chương trình khác thì một thông báo ngắn gọn sẽ được hiển thị trên màn hình với những thông tin cụ thể cần thiết như người gửi, tiêu đề thư. Vốn dĩ được giới thiệu ứng dụng này chỉ có trên hệ điều hành Mac OS X, do hiện nay giải pháp của Growl mới đang được thử nghiệm trên Windows nên dĩ nhiên. những phiền toái từ thư điện tử vẫn là một vấn đề bạn phải cố gắng né tránh. Các công ty đang bắt đầu quan tâm thực sự tới vấn đề này, mặc dù Deloitte và Intel đã khởi xướng một giải pháp cổ vũ là tổ chức một ngày không sử dụng email, nhưng chưa chứng tỏ được hiệu quả. Kế hoạch "Ngày thứ 4 không email" của Deloitte đã bị phớt lờ sau một tháng triển khai còn Intel cho biết, có một sự "nghịch lý rất rõ ràng" giữa nhu cầu của rất nhiều người khác nhau về cung cách khi giao tiếp với đồng nghiệp và việc tránh sử dụng email trong cả một ngày. Một ngày không email là không thể thực hiện được, tiến sĩ Stafford cho biết: "bởi lẽ chúng không thể giúp mọi người thay đổi thái độ của họ một khi đang thực sử sử dụng email. Một khi trở lại với hòm thư của mình, chắc rằng bạn sẽ lại trả lời các thư mình nhận được giống như trước đây, trừ phi là thay đổi hẳn những thói quen xấu của mình."

Sử dụng email có thể trở thành một thói quen xấu.

Mọi người tin rằng, tốt hơn hết là thay thế email bằng những công cụ phù hợp hơn. Roo Reynolds, một người cổ vũ cho việc sử dụng người đại diện ảo trong công việc, vừa gia nhập BBC để làm việc trong lĩnh vực truyền thông xã hội đã loại bỏ email khỏi đời sống, nhất là đối với những kênh giao tiếp chính thức cho biết: "Tôi sử dụng các công cụ khác...Tôi đã thiết lập các mối quan hệ với đối tác thông qua cộng đồng những người yêu mến công cụ Twitter và nếu như tôi muốn kết nối với họ một cách nhanh chóng thì đây là nơi tôi có thể thực hiện được."

Thậm chí ban đầu Reynolds đã cho rằng email là một công cụ thô sơ và có tính xâm phạm người khác, thay vào đó ưu tiên sử dụng các công cụ khác như Twitter và Flickr. Anh cũng sử dụng các trang mạng xã hội như Dopplr, nơi anh có thể tìm thấy đối tác đang đi du lịch ở đâu trước khi liên hệ. Đồng thời công cụ chát tức thời hay dịch vụ từ mạng Twiller sẽ cho biết trạng thái hiện tại của họ giúp anh quyết định liệu thời điểm hiện tại có phù hợp để "quấy quả" đối tác hay không. Những công cụ khác như blog và wiki đã làm giảm lượng email anh sử dụng để gửi và nhận, trong khi các thông tin theo dạng RSS và những lời giời thiệu từ bạn bè và đồng nghiệp giúp anh theo dõi được những tin tức quan trọng nhất.

"Đối với công việc kinh doanh khi email là một công cụ họ phụ thuộc khá nhiều, chúng tôi muốn đưa ra một vài giải pháp để làm sao sử dụng email cho hiệu quả", tiến sĩ Karol Szlichcinski, một nhà tâm lí học trong lĩnh vực thương mại gợi ý, cần cung cấp hướng dẫn và giúp mọi người "những cách thức giảm sao nhãng trong công việc do sử dụng email, những cách thức quản lí email sao cho nó không tiêu phí thời giờ của bạn trong cả ngày. Xây dựng các cơ chế chuẩn và mọi người sẽ cùng mong đợi cộng đồng trả lời các thư điện tử theo khung thời gian quy định, bất kể thư đó là quan trọng hay không."

Hãy hạn chế thói quen không tốt 

Chúng ta có thể cho rằng email là một vấn đề đơn giản, nhưng việc sử dụng nó sao cho dễ dàng thuận lợi vẫn đang còn những lầm lẫn. Sau đây là một vài gợi ý giúp bạn giảm được thói quen không tốt khi sử dụng email.

-Tắt những thông báo lộn xộn. Bất cứ khi nào có chúng, bạn rất có thể bị ngưng trệ công việc và thử nhanh chóng trả lời thư đấy!

- Cài đặt trình email của bạn chỉ hiển thị tiêu đề và một vài dòng đầu tiên của bức thư, nhờ đó, bạn có thể dễ dàng quyết định xem thư nào là đủ quan trọng để xử lý ngay.

-Sử dụng các công cụ khác. Twitter và các công cụ chát tức thời (IM) vẫn tốt hơn để đặt câu hỏi với một nhóm người nào đó được lựa chọn. Wiki còn tốt hơn nhiều để tập hợp các tài liệu. Blog cũng tốt hơn để xuất bản các thông tin và nhận các nhận xét, đối thoại.

- Gửi ít email hơn. Liệu bạn có cần phải nhấn nút "trả lời tất cả" không?

- Lập kế hoạch cho email của bạn. Đặt lịch cho từng ngày để xử lí các thư và không đụng tới chúng trong phần còn lại của ngày đó. Phần lớn mọi người đều có thói quen đầu tiên là kiểm tra thư vào buổi sáng hoặc xế chiều.

Văn Vượng (theo Nhật báo Sydney)