Ngày càng có nhiều người dùng từng bước chuyển sang sử dụng các ứng dụng văn phòng trực tuyến bởi tính cơ động cao trong lưu trữ và quan trọng không kém là khả năng làm việc cộng tác, ứng dụng miễn phí.

Do tính chất công việc, mỗi ngày anh Hoàng Giang (TP.HCM) và chị Tường Thuỵ (Hà Nội) phải nhiều lần trao đổi các tài liệu văn bản dưới dạng tập tin Microsoft Word để cùng nhau chỉnh sửa.

Ưu thế lưu trữ trực tuyến 

Với các dịch vụ/ứng dụng văn phòng trực tuyến, chỉ cần một kết nối internet, người dùng có thể truy cập toàn bộ tập tin đã được lưu trữ trước đó trên máy chủ dịch vụ dù đang ở bất kỳ đâu. Dẫu rằng dung lượng lưu trữ mà các ứng dụng văn phòng trực tuyến cung cấp chưa thể làm hài lòng nhóm người dùng muốn mang cả gia tài (dữ liệu) lên mạng – điều mà nhiều dịch vụ lưu trữ và sao lưu trực tuyến thông dụng hiện có thể đáp ứng – nhưng cũng phần nào “giải toả” được áp lực phải luôn mang theo bút lưu trữ di động (USB Flashdrive) hay đĩa cứng gắn ngoài mỗi khi di chuyển hay làm việc di động.

Được đánh giá là ứng dụng văn phòng trên nền web khá thông dụng và dễ sử dụng nhờ được tích hợp vào hộp thư GMail nhưng Google Docs & Spreadsheets (tên gọi khác của Google Docs) có phần hạn chế về dung lượng tối đa cho mỗi tập tin được xử lý và lưu trữ, cụ thể là 500 KB cho văn bản, 1 MB cho bảng tính, tối đa 10 MB cho nội dung trình chiếu và tập tin PDF nếu tải lên từ máy tính. Theo Google, dịch vụ của họ cho phép mỗi tài khoản người dùng lưu 5.000 tài liệu và 200 bảng tính. Trong khi đó, ThinkFree và Zoho hỗ trợ dung lượng lưu trữ lên đến 1 GB và giới hạn 10 MB cho mỗi tập tin tải lên hay tạo mới. Hơn thế, xét về tính năng, Google Docs cũng không mạnh và linh hoạt bằng Zoho và ThinkFree, đặc biệt trong tiện ích bảng tính và trình chiếu.

“Nếu đã sử dụng quen Microsoft Word thì chắc chắn bạn sẽ không bối rối với Zoho Writer, công cụ soạn thảo văn bản trong Zoho. Giao diện và công cụ trên Writer khá mạnh, gần như là bản sao của Word”, ông Nguyễn Thiện Thiên Ân dạy bộ môn vật lý tại trường PTTH Thủ Đức nhận định. “Tuy nhiên, nếu muốn bổ sung hình vẽ và sơ đồ phức tạp từ các ứng dụng chuyên dụng khác thì Word vẫn là số 1”.

Chia sẻ theo nhu cầu

Thay vì phải gửi tập tin văn bản, giờ anh Giang chỉ cần thông báo cho Thuỵ biết nơi tập tin đang được lưu trữ. “Sau khi Thuỵ chỉnh sửa xong, tôi chỉ cần lên lại Google Docs và tải về phiên bản mới nhất của tập tin”, Giang nói, “nếu cần, tôi cũng có thể in trực tiếp tài liệu từ Google Docs”.

Cụ thể, các bộ ứng dụng văn phòng sẽ cung cấp tính năng chia sẻ nội dung linh hoạt bằng cách đính kèm vào thư điện tử gửi cho người dùng mà bạn muốn chia sẻ một liên kết (link) đến nơi tập tin đang được lưu trữ. Chủ nhân của tài liệu có quyền chỉ định rõ quyền hạn mà khách mời được phép thực hiện trên tài liệu được chia sẻ như chỉ đọc, có thể sửa đổi nội dung hay đồng sở hữu (tức có thể xoá hẳn tài liệu đó). Nếu muốn, khách mời có thể tải tài liệu được chia sẻ về máy tính cá nhân, còn nếu đã chỉnh sửa nội dung trực tuyến thì mọi thay đổi sẽ được cập nhật vào tài liệu gốc trên máy chủ dịch vụ.

Google Docs còn cho phép chủ nhân của tài liệu kiểm tra xem khách mời nào đã tham gia làm việc cộng tác, chi tiết nội dung và thời gian đã chỉnh sửa. Vấn đề được đặt ra ở đây là liệu nội dung của các tài liệu này sẽ như thế nào nếu nhiều người dùng tham gia chỉnh sửa cùng lúc? Hầu hết dịch vụ đều hỗ trợ khả năng làm việc cộng tác ở mức cơ bản nhất. Chẳng hạn, Google Docs & Spreadsheets tự động cập nhật lại nội dung tài liệu đang được sửa đổi và đồng bộ những thay đổi mới nhất cho mọi cửa sổ đang mở tài liệu đó sau một khoảng thời gian nhất định. ThinkFree, Zoho và Buzzword cũng cung cấp những tính năng tương tự.

Cuối tháng 10 vừa qua, hãng Microsoft cũng đã đánh tiếng sẽ sớm mang bộ ứng dụng văn phòng Office lên mạng. Theo đó, bộ ứng dụng trực tuyến mới của Microsoft sẽ cho phép người dùng sử dụng bốn phiên bản đã được thu gọn của Word, Excel, PowerPoint và OneNote để tạo, chỉnh sửa và làm việc cộng tác với các tài liệu Office trên nền trình duyệt.

(Theo Sài Gòn Tiếp Thị)