Chi phí cho một cuộc họp có thể dao động từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng tùy theo quy mô tổ chức.

Tiết kiệm thời gian lẫn tiền bạc

Bà Nguyễn Bá Nhị Anh, phó giám đốc FPT Software, cho biết: "FPT đã ứng dụng hệ thống hội nghị truyền hình từ năm 2005 cho các cuộc trao đổi với khách hàng ở các nước trên thế giới và các cuộc họp nội bộ công ty giữa hai miền Nam - Bắc.

Trước đó, công ty chúng tôi giao tiếp với khách hàng chủ yếu qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp. Qua điện thoại mất khá nhiều thời gian mà lại không thấy mặt nhau nên nhiều khi rất khó hiểu nhau, còn gặp trực tiếp thì tốn kém khá nhiều chi phí đi lại. Sau đó thấy nhiều khách hàng ở Nhật dùng nên chúng tôi cũng sử dụng để tiện lợi. Nó cho phép mình nói chuyện thoải mái với nhau, có thể truyền dữ liệu lẫn nhau nữa. Cách dùng khá dễ dàng, khi cần trao đổi thì bên mình và đối tác chỉ cần liên lạc rồi bật máy lên, gõ địa chỉ liên lạc giống như gọi điện thoại và nói chuyện".

Còn ông Lê Anh Vũ, phó giám đốc Vinatel, một doanh nghiệp chuyên cung cấp dịch vụ hội nghị này, ước tính: "Ví dụ một doanh nghiệp có chi nhánh ở Hà Nội, Nghệ An và trụ sở ở TP.HCM. Giả sử các nơi này họp mỗi tháng một lần và một số trường hợp đột xuất. Chi phí đi lại, ăn ở, lãng phí thời gian ước tính sẽ mất khoảng 42 triệu đồng/tháng. Một năm sẽ tiêu tốn khoảng 500 triệu đồng. Trong khi đầu tư kinh phí cho hệ thống tại ba điểm là 20.000 USD (khoảng 330 triệu đồng) có thể sử dụng trong thời gian năm năm".

Từ bình dân đến cao cấp

Theo nghĩa nôm na, người dùng dễ dàng tự tạo một hội nghị truyền hình theo cách bình dân nhất là dùng máy tính kết nối Internet có webcam kết hợp các chương trình chat voice (chat giọng nói) phổ biến như Yahoo! Messenger hay Skype.

Tuy nhiên phải chấp nhận hên xui bởi cái giá của bình dân là chất lượng đường truyền có thể không ổn định, thiết bị không chuyên nghiệp dẫn đến chất lượng hình ảnh, âm thanh của cuộc họp theo đó cũng rất kém. Nếu là một cuộc họp có nội dung quan trọng, chắc chắn kiểu bình dân này không thể triển khai được.

Một cách khác để tổ chức là thuê các công ty dịch vụ. Hiện nay trên thị trường VN có khá nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này như Công ty Viễn thông quốc tế (VTI), Công ty Viễn thông liên tỉnh (VTN), Công ty Viễn thông Sài Gòn (Saigon Postel), Công ty Viễn thông quân đội (Viettel). Khách hàng có nhu cầu chỉ cần liên hệ với nhà cung cấp thông báo địa điểm, thời gian tổ chức. Chi phí cho một cuộc họp trực tuyến với thời lượng 2 giờ từ khoảng 2 triệu đồng trở lên tùy thuộc quy mô cuộc họp.

Để tổ chức một hội nghị truyền hình đúng nghĩa cần có các thiết bị chuyên nghiệp gồm các thành phần chính: thiết bị đầu cuối, kênh truyền dẫn, thiết bị điều khiển đa điểm và một số thiết bị phụ trợ như màn hình, camera, microphone, bộ triệt tiếng vọng, máy tính... Hiện tại có các nhà cung cấp thiết bị nổi tiếng tại VN như Polycom, Sony, Tandberg, Aethra. Chi phí cho một hệ thống hai điểm giá rẻ khoảng 8.000 USD, 4 điểm khoảng 25.000 USD, chưa tính phí thuê đường truyền chất lượng.

"Trước kia phải đầu tư 7.000 - 10.000 USD, còn bây giờ chỉ cần từ 5.000 USD là đã có trang thiết bị tốt. Sau khi đầu tư trang thiết bị thì chi phí cho mỗi lần họp khá thấp, chẳng đáng bao nhiêu so với chi phí tổ chức đi lại cho mỗi lần họp truyền thống. Trước đây, chúng tôi làm các cuộc họp giao ban giữa hai miền Bắc - Nam diễn ra khoảng 3 tháng/lần và một số cuộc họp nhỏ nữa. Chi phí đi lại cho những người dự họp rất lớn, trung bình mỗi lần ra Bắc hay vào Nam khoảng 10 người đi máy bay. Bây giờ có hội nghị truyền hình nên các cuộc họp diễn ra hằng tuần. Tiết kiệm được rất nhiều", bà Nhị Anh nói.

(Theo Tuổi trẻ)