Giá nhiên liệu tăng nhanh kéo theo giá đi lại vọt lên đã khiến mô hình họp ảo ngày càng thịnh hành. Họp ảo hay còn gọi là công nghệ họp video, trong đó các thành viên ở nhiều nơi trên thế giới sẽ họp với nhau thông qua các màn hình video.

Trong năm nay, số phòng họp ảo được các doanh nghiệp sử dụng đã tăng gấp đôi, lên 627 và dự kiến đạt con số 8.000 vào năm 2012.

Theo báo cáo của Global e-Sustainability Initiative, một công ty công nghệ, và Climate Group, một tổ chức môi trường, trong tương lai gần có khoảng 20% các chuyến bay khắp thế giới với mục đích hội họp sẽ được cắt giảm, thay vào đó là sử dụng phòng họp ảo.

Năm 2006, Hewlett Packett (HP) lần đầu tiên đưa ra công nghệ này với giá bán ngất ngưởng 500.000 USD, nhưng giờ đây họ đã hạ giá bán xuống còn 350.000 USD. Tuy phí đầu tư ban đầu khá cao nhưng lợi ích về lâu dài mà công nghệ này đem lại là rất lớn. Theo ước tính của các chuyên gia, nếu sử dụng thường xuyên, chỉ sau một năm công ty sẽ gỡ được vốn đầu tư ban đầu.

Cisco - công ty chuyên về kỹ thuật truyền thông và mạng, hiện có khoảng 200 phòng họp ảo - cho biết họ đã tiết kiệm được khoảng 100 triệu USD phí đi lại của nhân viên. Việc cắt giảm đi lại còn có ý nghĩa khác là giúp giảm 10% lượng khí nhà kính thải vào môi trường. Trong khi đó HP cũng cắt giảm được 25% phí đi lại nhờ sử dụng phòng họp ảo.

Tương tự, Accenture, công ty tư vấn công nghệ, dự định lắp thêm chín phòng họp ảo nâng tổng số lên 22 vào cuối năm. Accenture cho biết chỉ riêng trong tháng năm vừa qua, họp ảo đã giúp họ tiết kiệm được 240 chuyến bay quốc tế và 120 chuyến bay nội địa. Nhưng quan trọng hơn là tiết kiệm được thời gian chết của nhân viên trong các chuyến bay. Jill Smart, nhân viên cao cấp của Accenture, nhận xét về công nghệ mới này: "Mười phút sau khi vào phòng họp ảo, bạn sẽ quên đi cảm giác không ở chung phòng với những người đang tham dự cuộc họp".

Sở dĩ ngay vào thời điểm này, phòng họp ảo bắt đầu trở nên thịnh hành bởi vì nó đã gần như hoàn thiện về mặt công nghệ. Alan Minton, phó giám đốc tiếp thị của Cornerstone Information System, một công ty phần mềm có 60 nhân viên, nói: "Trong hai năm qua, công nghệ này đã phát triển và bắt đầu thu hút được nhiều khách hàng".

Thật ra công nghệ này đã manh nha từ rất lâu nhưng đến bây giờ, nhờ sự phát triển về kỹ thuật nó mới thực hiện được hết tất cả tính năng đã "hứa hẹn" trong quá khứ. Ngày nay, điều khiến người sử dụng thích thú nhất ở phòng họp ảo chính là hình ảnh các thành viên trong cuộc họp hiện ra trên màn hình bằng đúng kích cỡ người thật ngoài đời.

Tuy nhiên bên cạnh những tính năng ưu việt không thể bàn cãi, phòng họp ảo sẽ đem đến bất lợi về mặt con người, đó là cô lập mỗi cá nhân và hạn chế những cuộc tiếp xúc trực tiếp mặt đối mặt. Jill Smart nhận xét: "Với phòng họp ảo, bạn không thể hiểu được những nền văn hóa khác. Bằng cách đi lại, bạn có thể ăn sáng, ăn tối ở nhiều nơi khác nhau và qua đó xây dựng các mối quan hệ, trực tiếp mặt đối mặt".

(Theo Tuổi trẻ/New York Times)