Công nghệ tạo ra là để giúp cho mọi việc trong cuộc sống được trở nên dễ dàng hơn, nhưng nó sẽ đi ngược lại mục đích cao cả đó nếu hàng ngày bạn phải vật lộn với 289 email mới và chợt nhớ ra rằng mình đã để quên một file quan trọng trong máy tính công ty…

Nhưng đừng lo, có rất nhiều công cụ có thể giúp bạn thoát khỏi tình cảnh đó. Dưới đây là một số lời khuyên rất có giá trị để bạn ứng dụng những công cụ công nghệ hiệu quả hơn cho cuộc sống.

1. Liên lạc từ xa

Bạn có thể làm việc tại nhà nhưng lại sử dụng máy tính văn phòng thông qua các phần mềm điều khiển từ xa như: LogMeln hay TightVNC với phiên bản hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể nhìn thấy toàn màn hình máy tính điều khiển, triển khai và đóng các chương trình, đọc email, sao chép và dán các đoạn văn bản giữa các máy tính, truy cập các file để ở máy trên công ty ngay tại nhà hoặc ngược lại.

Bằng phương pháp này, ngay cả những ông chủ khó tính nhất cũng bị bạn thuyết phục rằng: “Ngay cả khi ở nhà, tôi vẫn có thể làm việc hiệu quả nhất”.

Trong trường hợp không nhất thiết phải kiểm soát hoàn toàn máy tính nhưng lại cần truy cập tới các tệp tin trong máy tính tại nhà hay văn phòng, hãy cài công cụ Free file-syncing tool của Microsoft hoặc FolderShare. Với cách này các tệp tin của bạn sẽ luôn được cập nhật cho dù bạn đang cập nhật tại một trong hai nơi.

2. Lập biểu sao chép dự phòng (backup) tự động ổ cứng, tại chỗ và từ xa

Việc sao chép dự phòng các tệp tin quan trọng cũng cần thiết như quyết định mua bảo hiểm cho ngôi nhà của bạn vậy. Thói quen này giúp bạn lấy lại các dữ liệu quan trọng đã vô tình làm mất. Có thế lấy 1 ví dụ so sánh như: Khi bạn có những bức ảnh kĩ thuật số rất có giá trị lưu trên máy nhưng vô tình đánh mất, thì backup dữ liệu giống như việc bạn làm thêm 1 bản DVD để lưu những bức ảnh đó, trong trường hợp các bức ảnh trên máy bị mất bạn đã có DVD lưu rồi.

Hãy tạo cho mình thói quen thiết lập các phần mềm và dịch vụ để tự động làm những công việc đó cho bạn, để trong quá trình ấy bạn hoàn toàn yên tâm làm việc.

Trước tiên, hãy tránh tình trạng phải điên đầu với những dữ liệu quan trọng bị mất bằng chương trình sao chép dự phòng hàng đầu như: EMC Retrospect Professional và NovaStor NovaBackup, hoặc bắt đầu lên lịch backup dữ liệu đều đặn tới ổ ngoại vi, ổ mạng.

Tất nhiên là việc backup dữ liệu tại máy là không đủ. Để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi lửa, sét, trộm cắp hoặc các thảm họa khác, hãy backup các dữ liệu đến một server từ xa trên mạng. Cả hai phần mềm Carbonite và Mozy Home đều có thể giúp bạn sở hữu những chỗ trống tuyệt vời trên server và mang lại tiện ích backup nhanh dữ liệu ngay trong lúc bạn đang làm việc.

3. Làm việc nhanh hơn mà không cần chuột

Làm việc hiệu quả hơn với máy tính bằng áp dụng các phím tắt cho những công việc quen thuộc như: Ctrl-S để lưu, Ctrl-T để mở tab mới trên Firefox, Ctrl-C và Ctrl-V để sao chép và dán, … Ngoài ra, bạn cũng có thể trở thành ông chủ bàn phím với các chương trình hỗ trợ miễn phí như Launchy cho Windows và Quicksliver cho Mac.

Bạn có thế bắt đầu chương trình, mở tài liệu, thậm chí làm những công việc phức tạp hơn như: Nhận diện hình ảnh và chuyển file mà tay không cần di chuyển quá nhiều trên bàn phím.

Bạn cũng có thể gắn các phối hợp từ để tự động gõ ra các cụm từ thông thường dùng như: Tên sử dụng, mật khẩu, địa chỉ, email …với tiện ích Typeltln cho Windows và Typel4Me cho Mac OS X.

4. Kiểm soát trọng lượng và giữ dáng tối đa

Ngày nay với sự hỗ trợ tuyệt vời từ các trang web xã hội, trọng lượng cơ thể bạn được giữ ở mức vừa vặn một cách tối đa. Những trang web này sẽ thường xuyên ghi lại bao nhiêu calo bạn đã ăn, bạn đã tập thể dục thế nào, bạn đã tiêu hao bao nhiêu năng lượng ….để tư vấn tối ưu.

Các trang web như Một ngày vừa vặn – FitDay và Kiểm tra trọng lượng – Weight Watcher sẽ là cẩm nang hướng dẫn cho bạn một chế độ ăn kiêng và dinh dưỡng phù hợp.

5. Dọn dẹp hộp thư đến mỗi ngày

Để tránh tình trạng quá tải thư đến, hãy dọn sạch hộp thư đến của bạn mỗi ngày. Học thuyết của chương trình InboxZero đưa ra học thuyết khá hay “Các tin nhắn trên email chỉ là những lời nhắc nhở để chúng ta đọc xong và xóa đi, chứ không phải là để chúng ta lưu luyến giữ lại”.

Hãy tạo ra 3 danh mục (folder) cho email trên máy của bạn: “Cần xóa ngay”, “Để xem sau”, “Phải lưu lại”. Mỗi ngày khi check mail, bạn nên kiểm tra xem những thư mới đến nào cần xóa, cần lưu lại để giảm thiểu dung lượng hộp thư đến một cách tối đa. Hãy xóa ngay lập tức những tin nhắn không cần thiết. Còn những thư khác thì lựa chọn xem nên chuyển tới danh mục “Cần lưu lại” hay “Để xem sau”.

(Theo VTC)